Promo-Chiro :: Les chiropraticiens et la protection des renseignements personnels

Promo-Chiro vous explique

La protection des renseignements
personnels dans le secteur privé:
votre responsabilité !

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé est une loi provinciale qui est entrée en vigueur le 1er juillet 1994. Il y a eu ensuite un Projet de Loi no.86 qui s’intitule : Loi modifiant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., chapitre P-39.1) qui fut adoptée le 14 septembre 2007. Ce qui nous donne la loi telle qu’on la connaît aujourd’hui. Il faut aussi prendre en considération les articles 35 à 40 du Code civil du Québec.

Toute entreprise de biens et de services doit se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé si elle recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels. Afin de garantir à tout individu le contrôle de son propre dossier, l'entreprise doit, de façon générale, respecter certaines règles.

Lors de la cueillette des renseignements personnels l'entreprise doit :

détenir un intérêt sérieux et légitime pour constituer un dossier;
préciser le pourquoi d'un dossier en inscrivant son objet;
s'adresser à la personne concernée, à moins que celle-ci ou la Loi n'autorise la cueillette auprès d'autrui;
ne recueillir que les renseignements nécessaires à l'objet inscrit;
informer la personne concernée de l'objet du dossier, de son utilisation et des catégories de personnes y ayant accès au sein de l'entreprise;
informer la personne concernée de l'endroit où sera détenu son dossier, de ses droits d'accès et de rectification.

Lors de la détention, de l'utilisation ou de la communication des renseignements personnels, l'entreprise doit :

en assurer la confidentialité par des mesures de sécurité;
Voir à leur exactitude et à leur mise à jour au moment de les utiliser pour prendre une décision relative à la personne concernée;
obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser des renseignements personnels;
- lorsque ceux-ci ne sont pas pertinents à l'objet du dossier;
- lorsque l'objet du dossier est accompli;
- pour communiquer des renseignements personnels à autrui;
s'assurer que ce consentement à l'utilisation ou à la communication est manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et d'une durée limitée.

Quelques exceptions

L'entreprise peut exceptionnellement communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier sans obtenir le consentement de la personne concernée.
À titre d'exemple, mentionnons la communication :

à une personne chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime;
à un organisme public qui recueille ce renseignement dans le cadre de sa mission;
à une personne qui doit intervenir en situation d'urgence pour protéger la vie, la santé, la sécurité de la personne concernée;
à une personne qui, aux conditions fixées par la Loi, utilise ou communique une liste nominative à des fins de prospection commerciale ou philanthropique.

En cas d’infraction

Les amendes prévues lorsque l’on contrevient aux dispositions des sections II, III et IV de ladite loi sont stipulées aux articles 91 et sous-sections de la Loi. Elles se situent entre 1,000.00$ et 10,000.00$ dès la première condamnation et s’il y a récidive, l’amende s’élève entre 10,000.00$ et 20,000.00$. Puis si une entreprise du Québec communique des renseignements illégalement à l’extérieur du Québec l’amende est encore plus grosse soit entre 5,000.00$ et 50,000.00$ et s’il y a récidive, de 10,000.00$ à 100,000.00$.

F.A.Q.

Qu’est qu’un « renseignement personnel »?
Réponse : Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. Par exemple, le nom, le numéro de téléphone, l’adresse postale sont des renseignements personnels.

Un patient désire avoir copie de son dossier médical conservé dans une clinique privée, peut-il faire une demande d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ?
Réponse : En principe, seule la personne sur qui portent les renseignements peut exiger d’avoir accès à son dossier si elle est une personne âgée de 14 ans ou plus.
Il est possible de consulter le dossier d’une autre personne seulement si elle peut prouvez être : son représentant, son héritier ou son successeur, son administrateur de la succession, son bénéficiaire d’assurance-vie ou son titulaire de l’autorité parentale.

L’accès par consultation aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit. Toutefois, la loi établit que des frais raisonnables peuvent être exigés pour couvrir les coûts de la transcription, de la transmission ou de la reproduction des documents. De plus, la clinique doit indiquer le montant approximatif au demandeur avant de lui faire copie de ce qui est demandé.

Les hôpitaux ou cliniques privées ont-ils le droit d’envoyer à leurs patients des documents au nom de leur fondation ou tout autre motif pour les solliciter sans leur avoir demandé leur consentement afin d’utiliser leur adresse ?
Réponse : Non. Les renseignements personnels fournis aux hôpitaux ou cliniques privées doivent servir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, soit la prestation de soins de santé. Tout autre usage de ces renseignements doit faire l’objet d’un consentement.

Que veut-on dire par le terme « consentement »?
Réponse : Donner son consentement signifie donner son accord. C’est un acte réfléchi qui doit répondre à toutes ces caractéristiques :

Le consentement doit être manifeste, c’est-à-dire évident, certain et indiscutable.
Le consentement doit être libre, c’est-à-dire être donné sans contrainte.
Le consentement doit être éclairé, c’est-à-dire qu’il doit être précis, rigoureux et spécifique. Ainsi, l’entreprise doit indiquer quels renseignements seront communiqués, à qui, pourquoi et comment, et quelles en seront les conséquences. La personne qui donne un consentement doit être suffisamment informée au sujet des communications qui seront effectuées pour qu’elle puisse porter un jugement éclairé sur la portée du consentement.
Le consentement est également donné à des fins spécifiques et pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé. La durée ne sera pas nécessairement reliée à un nombre de jours, de mois ou d’années, mais pourra faire référence à un événement déterminé ou une situation précise.

Conclusion

Dans le cours normal des affaires, il arrive à l’occasion que vous envoyiez du courrier à vos patients. Pour ce faire, vous devez recevoir leur autorisation pour utiliser leur adresse. De plus, nous vous recommandons que le courrier soit cacheté (scellé) pour tous les messages personnels (carte de rappel, carte de fête, etc.) afin de demeurer confidentiel.

Dans le cas des cartes postales, elles devraient être employées seulement si le message contenu est générique, donc ne contenant aucun renseignement personnel. Celles-ci sont des documents qui peuvent être lus par tous, donc du domaine public.

Pour vous conformer à la loi, nous vous recommandons l’emploi de notre consentement disponible en autocollant pratique pour apposer dans le dossier de chaque patient.
Agissez maintenant et prévenez les problèmes…